E-imza kurye teslimi kimlik kontrolü olmadan gerçekleşmiyor
E-imza, aslında kişinin kendisi sayılıyor hukuken; bir USB token ya da akıllı kart üzerine yüklenen nitelikli elektronik sertifika o kişinin TC kimlik numarasıyla eşleşiyor ve kartı kim teslim alırsa fatura kesme, e-defter onaylama, resmi dilekçe imzalama yetkisini de o kişi üstleniyor. Bu yüzden kurye kapıda önce kimlik soruyor, kimlik üzerindeki fotoğrafı ve TC numarasını sipariş formundaki adla karşılaştırıyor; eşleşme yoksa kart teslim edilmeden geri dönüyor.
Normal bir evrak ya da kargo teslimatında eşe, çalışana ya da kapıcıya bırakmak sorun olmuyor, ama e-imzada bu neredeyse hiç kabul edilmiyor; ofiste sahibi yoksa kurye kartı geri götürüp ertesi gün aynı adrese tekrar uğruyor. Bazı firmalar bu riski bildiği için teslimat saatini sabah 09.00-10.00 gibi büro henüz kalabalıklaşmadan ama sahibinin kesin içeride olduğu bir dilime sabitliyor.
Tek yönlü değil, çift yönlü bir taşıma
E-imza sağlayıcısı kartla birlikte iki nüsha teslim tutanağı da gönderiyor; alıcı kartı aldığında tutanağı imzalıyor, bir nüshasını kendinde tutuyor, diğerini kurye geri alıp sağlayıcının ofisine teslim ediyor. Yani kurye burada klasik git-bırak işinden farklı bir rota izliyor: önce kartı teslim ediyor, sonra imzalı kağıdı alıp başlangıç noktasına dönüyor.
Bu geri dönüş adımı atlanırsa sağlayıcı firma kaydını tamamlayamıyor ve bazı durumlarda sertifikayı aktif hale getirmiyor; fiyatlandırma da bu yüzden tek teslimattan farklı hesaplanıyor, iki yön birlikte tek sipariş olarak değerlendiriliyor.
Maslak'taki sağlayıcıdan Bayrampaşa'daki muhasebe bürosuna
Nitelikli elektronik sertifika sağlayıcılarının İstanbul'daki yetkili satış ve çağrı merkezi ofisleri büyük ölçüde Maslak, Kozyatağı ve Şişli hattında toplanmış durumda; kartlar buradan çıkıp şehrin her noktasına dağılıyor ama en yoğun teslimat trafiği muhasebe ve mali müşavirlik bürolarının kümelendiği Bayrampaşa, Güngören ve Bahçelievler'e doğru akıyor. Tek bir mali müşavirlik bürosu bazı haftalarda on, on beş farklı mükellefi adına art arda kart talep edebiliyor, çünkü her yeni mükellef için ayrı bir sertifika çıkarılması gerekiyor.
Serbest muhasebeci kendi adına gelen kartı büroda teslim alıp saklayabiliyor ama bazı mükellefler kartın kendi adreslerine, yani şirketin fiilen bulunduğu ofise gelmesini istiyor; bu durumda kurye aynı gün içinde önce sağlayıcıdan büroya, oradan da mükellefin adresine ikinci bir tur yapmak zorunda kalıyor.
Kart bir gün gecikirse firma fatura kesemiyor
E-arşiv ve e-fatura zorunluluğu olan bir şirket için e-imza süsleme değil, günlük işin bir parçası; kart geçerliliğini kaybeder ya da yenisi gecikirse muhasebeci o gün kesilmesi gereken faturaları bekletmek zorunda kalıyor, bazı sektörlerde bir iki günlük gecikme ciddi bir nakit akışı sorununa dönüşebiliyor. Yeni kurulan şirketlerde durum daha da sıkışık: ticaret sicile tescil tamamlandıktan sonra vergi dairesine ilk bildirimler ve e-fatura başvurusu için kart genelde üç dört iş günü içinde isteniyor.
Ocak ayının ilk haftaları ve yılsonu kapanış dönemi bu yüzden sağlayıcı firmalar için de kurye firmaları için de en yoğun dönem oluyor; aynı hafta içinde yüzlerce yeni kart şehre dağılıyor, kurye firmaları bu dönemde ek araç ve kurye devreye alıyor.
Mobil imza mı, fiziksel token mı — kurye hangisinde devreye giriyor
Mobil imza, SIM kart üzerine yüklenen bir uygulama olduğu için fiziksel teslimat gerektirmiyor, operatör üzerinden aktive ediliyor ve hiçbir kurye bu süreçte devreye girmiyor. Kurye ancak USB token ya da akıllı kart formunda çıkan, bilgisayara takılması gereken fiziksel e-imzada işin içine giriyor; bu formatı genelde büyük şirketler, kamu ihalesine giren firmalar ve toplu e-fatura kesen işletmeler tercih ediyor çünkü mobil imzanın günlük işlem limiti bu hacim için yetersiz kalıyor.
Bazı mükellefler ilk başvuruda mobil imza alıp sonradan iş hacmi büyüdüğünde fiziksel tokene geçiyor; bu geçiş anında eski mobil imza kapatılıp yeni kart kuryeyle gönderiliyor, iki sistemin aynı anda aktif kalmasına izin verilmiyor.
