Kurulum gününde kurye neden standın bir parçası haline geliyor?
Tüyap Fuar ve Kongre Merkezi'nde ya da Yeşilköy'deki CNR Expo'da bir fuarın açılışından önceki gün, yüzlerce firma aynı anda standını kurmaya çalışır. Böyle bir günde ofisten ya da matbaadan gelmesi gereken son bir koli broşür, unutulan bir HDMI kablosu ya da gece yarısı basılan kartvizitler stant ekibinin elinde olmazsa, kurulumun saatlerce gecikmesi hiç de uzak bir ihtimal değildir.
Bu yüzden fuar dönemlerinde kurye talebi tek seferlik bir gönderiyle sınırlı kalmaz; kurulum gününden fuarın son gününe kadar aynı stant adresine birden fazla kez malzeme ulaştırılması gerekebilir. Standart bir kargo süreci bu tempoya ayak uyduramayacağı için, firmalar genellikle kurulum haftası boyunca talep üzerine çağrılabilecek bir kurye hattını hazır tutar.
Fuar alanına araç girişi tek başına bir süreçtir
Tüyap ve CNR Expo gibi büyük fuar merkezlerine malzeme taşıyan bir aracın kapıdan rahatça girebilmesi için önceden plaka bildirimi yapılması gerekir; çoğu fuarda bu bildirim organizasyon firmasına ya da standı kiralayan şirkete en az bir gün önceden iletilir. Bildirimi olmayan bir araç kapıda uzun bir sıraya girer, bazen de güvenlik noktasında geri çevrilir.
Malzeme giriş saatleri de serbest değildir; kurulum günlerinde araç kabulü genellikle sabah 08.00 ile akşam 18.00 arasındaki bir pencereyle sınırlıdır, fuar günlerinde bu pencere daha da kısalır. Deneyimli bir kurye, standın hangi hol'de ve hangi kapıya yakın olduğunu bilerek aracı doğru girişe yönlendirir, kapıda kaybedilecek zamanı azaltır.
Fuar süresince gelen 'acil takviye' çağrıları
Fuarın ilk günü standa bırakılan 500 broşür ikinci günün öğlesine kadar tükenebilir; ya da numune olarak getirilen bir ürün beklenenden fazla ilgi görüp stant ekibinin elinde tek parça kalabilir. Bu durumlarda firma ofisinden ya da depodan yeni bir koli hazırlayıp aynı gün içinde fuar alanına ulaştırmak için kurye çağırır.
Elektronik teşhir ürünlerinde (tablet, ekran, ses sistemi) arıza ya da kablo eksikliği gibi durumlar da sık yaşanır; bu tip gönderilerde kurye genellikle standart bir koliden farklı olarak ürünü doğrudan teknik ekibe teslim eder, standın boş kalan saatlerini en kısa sürede kapatır.
Fuar bittiğinde malzemenin geri dönüşü aynı gün tamamlanmalı
Çoğu fuar merkezi, son günün akşamında standların belirli bir saate kadar (örneğin saat 22.00'ye kadar) boşaltılmasını şart koşar; aksi halde ek bir gün ücreti ya da depolama bedeli söz konusu olabilir. Bu da standın sökümüyle eş zamanlı olarak branda, pankart, teşhir ürünleri ve kalan promosyon malzemesinin hızla araçlara yüklenip ofise veya depoya geri taşınmasını gerektirir.
Birden fazla şubesi ya da deposu olan firmalarda bu geri taşıma tek bir adrese değil, farklı noktalara dağıtılan birkaç ayrı teslimat şeklinde de olabilir; böyle durumlarda tek seferde değil, çoklu durak planlamasıyla ilerlemek işi kolaylaştırır.
Fuar kurye hizmeti seçerken nelere bakılmalı?
Fuar ve etkinlik standı için kurye hizmeti ararken, firmanın büyük boy branda ve pankart gibi hacimli yükleri taşıyabilecek araç seçeneğine sahip olup olmadığına, kurulum haftası boyunca aynı gün içinde birden fazla sefer yapabilme kapasitesine ve gerektiğinde hafta sonu ya da akşam saatlerinde hizmet verip veremediğine bakmak gerekir. Fuar alanlarının giriş kurallarına aşina bir kurye ekibiyle çalışmak, kapıda kaybedilecek zamanı da büyük ölçüde azaltır.
