Arşiv dolabı taşınca iş neden kendi aracıyla çözülmüyor
Vergi Usul Kanunu'na göre ticari defter ve belgelerin saklama süresi 5 yıl; bu süre dolduğunda muhasebe ofislerinin, hukuk bürolarının ve İK departmanlarının dolaplarında biriken fiş, dekont ve sözleşme nüshaları artık tutulmak zorunda değil. Levent'teki bir plazada kurumsal İK birimi, işten ayrılan personelin özlük dosyasını genelde dört-beş yıl saklıyor; bu dosyalar bir noktada 8-10 koli halinde boşaltılması gereken bir yük haline geliyor.
Ofis yöneticisi bu kolileri kendi aracına sığdırsa bile, imha tesisine gidip teslim etmek, belge sayısını saymak ve tesisten gelecek evrakı beklemek için yarım gününü ayırmak zorunda kalıyor. Bir büro çalışanının bu işe harcadığı saat, kuryeye ödenecek ücretten çoğu zaman daha pahalıya geliyor; bu yüzden orta ölçekli işletmelerin bu işi kuryeye devretmesi tercih meselesinden çok maliyet hesabı.
Toplama günü: kilitli kutu, tartım ve mühür numarası
Düzenli çalışan evrak imha hizmetlerinde süreç, ofise bırakılan kilitli bir karton kutu ya da metal konteynerle başlıyor; personel günlük imha edilecek kağıdı bu kutuya atıyor, kutunun anahtarı yalnızca imha firmasında bulunuyor. Kurye geldiğinde kutuyu açmıyor, sadece dolu kutuyu alıp boş bir yenisini bırakıyor; bu sayede içerik hiçbir aşamada kurye tarafından görülmüyor.
Tek seferlik büyük hacimli gönderilerde (örneğin arşiv boşaltma) durum farklı işliyor: kolileri Mecidiyeköy'deki ofisten alan kurye, teslim ettiği tesiste kolileri kantara koyduruyor, çıkan kilogramı ve mühür numarasını not ediyor. Bu tartım bilgisi, ofise dönünce hem fatura hem de 'kaç kilo evrak teslim edildi' sorusuna cevap olarak kullanılıyor.
İmha sertifikası olmadan iş bitmiş sayılmıyor
6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'na göre bir şirket, kişisel veri içeren belgeyi imha ettiğini gerektiğinde ispat edebilmeli; sözlü 'attık' beyanı bu ispatı sağlamıyor. İmha tesisi, teslim alınan kiloyu ve imha tarihini belirten bir sertifika düzenliyor; kurye bu belgeyi ya aynı gün elden ofise geri taşıyor ya da tesis PDF olarak doğrudan şirkete gönderiyor.
Bu sertifika zincirinde kuryenin rolü sınırlı ama kritik: hangi kutunun hangi mühür numarasıyla hangi saatte tesise ulaştığını gösteren teslim tutanağı, firma ile imha tesisi arasındaki kaydı birbirine bağlıyor. Zincirde bir boşluk kalırsa, denetim sırasında şirket kendi evrakının gerçekten imha edildiğini değil, sadece bir kuryeye teslim ettiğini kanıtlayabiliyor; bu ikisi aynı şey değil.
Kağıt öğütücüye gitmeyenler: disk, CD ve manyetik kart
Kağıt imha tesislerinin büyük kısmı sadece kağıdı kabul ediyor; hard disk, USB bellek, CD-DVD ve manyetik şeritli banka/otel kartları bu makinelere girmiyor, ayrı bir elektronik imha ya da fiziksel parçalama hattına gidiyor. Bir ofis bu iki türü aynı çuvala koyup kuryeye teslim ederse, tesis genelde elektronik malzemeyi ayırıp geri gönderiyor; bu da ikinci bir sefer anlamına geliyor.
Bu yüzden deneyimli kurye firmaları toplama sırasında ofisten şunu soruyor: çuvalda yalnızca kağıt mı var, yoksa içinde eski bir sunucu diski ya da personel kartı da mı bulunuyor? İkinci durumda malzeme ayrı, şeffaf bir poşete konuyor ve tesise ayrı teslim ediliyor; aksi halde hem zaman kaybı hem de yanlış tesise teslim riski ortaya çıkıyor.
Tek seferlik arşiv boşaltma mı, aylık sabit gün mü
Yılda bir kez dolabını boşaltan küçük bir hukuk bürosu için tek seferlik sipariş yeterli oluyor: kaç koli olduğu söyleniyor, uygun araç (panelvan ya da büyük hacimli araçlı kurye) planlanıyor, iş bir seferde bitiyor. Buna karşın yüzlerce çalışanı olan bir çağrı merkezi ya da banka şubesi ağı için kağıt üretimi sürekli; bu firmalar ayın belirli bir gününü (örneğin her ayın ilk salısı) sabitleyip kuryenin düzenli uğramasını tercih ediyor.
Periyodik anlaşmalarda fiyat genelde koli ya da kilogram üzerinden sabitleniyor, tek seferlik büyük hacimli işlerde ise araç tipi ve mesafeye göre ayrı teklif veriliyor. Hangi model seçilirse seçilsin, imha tesisinin aynı kurye hattıyla çalışıyor olması, her seferinde yeniden adres ve kural anlatma zahmetini ortadan kaldırıyor.
