Kurye hizmeti hangi KDV oranına giriyor?
Kurye hizmetinin taşıma bedeli, gönderilen ürünün kendi KDV dilimine değil, hizmet satışının genel oranına tabi oluyor. 10 Temmuz 2023'te %18'den %20'ye çıkan genel KDV oranı lojistik ve taşımacılık hizmetlerini de kapsıyor; bu yüzden bir eczanenin gönderdiği ilaç %10'luk dilimde faturalansa da, aynı paketin kurye ücretine eklenen KDV her zaman %20 olarak kesiliyor.
Bu ayrımı bilmeyen bazı işletmeler faturada tek bir KDV satırı bekliyor, oysa mal ve hizmet aynı faturada görünse de iki farklı oranla hesaplanabiliyor. Bir gıda toptancısının kuryeye verdiği siparişte ürün bedeli %1 ya da %10 diliminden geçerken, taşıma ücreti ayrı bir satırda %20 üzerinden faturalanıyor; muhasebeci bu satırı ayrıştırmadan toplam tutarı tek kalemde defterine işlerse, KDV beyannamesinde uyuşmazlık çıkabiliyor.
Fatura e-Arşiv mi, e-Fatura mı kesiliyor?
Sipariş oluşturulurken vergi numarası ya da TC kimlik numarası girilmemişse sistem siparişi bireysel müşteri olarak işliyor ve ücret karşılığında e-Arşiv fatura kesip e-posta ya da SMS üzerinden gönderiyor. Vergi mükellefi olan ve e-Fatura mükellefiyse, kurye bedeli doğrudan Gelir İdaresi Başkanlığı'nın e-Fatura sistemi üzerinden kesiliyor; alıcı da e-Fatura mükellefiyse belge iki taraf arasında otomatik eşleşiyor, kağıt çıktı ya da PDF beklemeye gerek kalmıyor.
Siparişi bireysel bilgilerle veren ama sonradan şirket adına fatura isteyen müşteriler oluyor; bu değişiklik genellikle aynı ay içinde, fatura henüz kesilmemişse mümkün. Ay kapanıp fatura kesildikten sonra unvan değişikliği istemek, eski faturanın iptal edilip yenisinin kesilmesini gerektiriyor ki bu da hem gönderen hem alıcı tarafta ekstra muhasebe işlemine dönüşüyor.
Kurumsal hesaplarda aylık toplu fatura ve cari ekstre
Mecidiyeköy'deki bir dijital pazarlama ajansı ayda 150-200 kurye siparişi veriyorsa, her teslimat için tek tek fatura kesmek hem gönderen hem alıcı tarafta anlamsız bir yük oluyor. Bunun yerine kurumsal hesaplarda her teslimat tarih, güzergah ve tutar bilgisiyle cari ekstreye işleniyor; ay sonunda tüm satırlar toplanıp tek bir fatura olarak kesiliyor.
Ödeme vadesi genellikle net 15 gün olarak çalışıyor; şirketin muhasebe departmanı ekstreyi inceleyip bir itirazı varsa -örneğin iptal edilmiş ama bekleme ücreti tahsil edilmiş bir sipariş gibi- fatura kesilmeden önce bildiriyor. İtiraz yoksa ekstre olduğu gibi faturaya dönüşüyor; bu da gönderen firmanın elindeki rakamla kurye firmasının kestiği faturanın her ay birbirini tutmasını sağlıyor.
Gider belgesi olarak saklama ve iptal durumunda fatura
Vergi Usul Kanunu'na göre düzenlenen her fatura 5 yıl saklanmak zorunda; bu süre kurye faturaları için de geçerli, çünkü bir vergi incelemesinde taşıma gideri de işletmenin diğer giderleri gibi belgelendirilmesi istenen kalemlerden biri. İptal edilen ama bekleme ücreti tahsil edilen siparişlerde de ayrı bir fatura kesiliyor; sipariş gerçekleşmemiş olsa bile tahsil edilen her tutarın karşılığında bir belge oluşuyor.
Sık kurye kullanan e-ticaret işletmelerinin muhasebecilerine verilen pratik bir tavsiye var: aylık yüzlerce küçük faturayı tek tek işlemek yerine bunları 'lojistik gideri' gibi tek bir hesap koduna toplamak. Böylece hem beyanname hazırlığı kısalıyor hem de yıl sonunda toplam kurye maliyetinin işletme giderleri içindeki payı tek bakışta görülebiliyor.
