Hangi gönderi irsaliye ister, hangisi istemez?
Vergi Usul Kanunu'nun 230. maddesi, bir malın bedeli karşılığında satılıp satılmadığına bakmadan, bir yerden bir yere taşınırken yanında sevk irsaliyesi bulunmasını şart koşuyor. Bu yüzden konuyu sadece "satış" üzerinden düşünmek yanlış oluyor; bir mağazanın depodan şubeye gönderdiği 40 kutu ayakkabı, bir tekstil atölyesinin fabrikaya yolladığı kumaş topu ya da bir toptancının müşteriye numune olarak gönderdiği üç parça ürün de bu kapsamda değerlendiriliyor.
Buna karşılık kurye üzerinden gönderilen evrak, kişisel eşya, hediye paketi, yemek siparişi ya da iadeye konu tek bir ürün için irsaliye aranmıyor; bunlar ticari mal hareketi sayılmıyor. Fatih'teki bir toptancının Mahmutpaşa'daki bir mağazaya gönderdiği 15 adet aynı üründen oluşan koli ile bir müşterinin unuttuğu çantasının geri gönderilmesi, mevzuat açısından aynı kategoride değerlendirilmiyor.
e-İrsaliye kuryeye nasıl teslim ediliyor?
e-fatura mükellefi olan ve belirli ciro eşiğini aşan işletmeler, kağıt irsaliye yerine Gelir İdaresi Başkanlığı'nın e-Belge sistemi üzerinden e-İrsaliye düzenlemek zorunda. Kurye paketi almaya geldiğinde depo görevlisinin elinde çoğu zaman kağıt çıktı bile olmuyor; e-irsaliyenin özet bilgisini içeren barkod ya da PDF çıktısı paketin üzerine yapıştırılıyor, kurye de teslimat sırasında bunu alıcıya gösteriyor.
Hâlâ kağıt irsaliye kesen küçük ölçekli işletmelerde durum daha klasik işliyor: üç nüshalı irsaliye defterinden koparılan sayfanın biri paketin üzerine zımbalanıyor, biri gönderen firmada kalıyor, biri de alıcıya imzalatılıp geri getiriliyor. Bu üçüncü nüshayı toplamak kuryenin görevlerinden birine dönüşüyor; özellikle Merter ve Mahmutpaşa gibi toptan ticaretin yoğun olduğu bölgelerde günde onlarca kez tekrarlanan bir adım.
Yol kontrolünde kurye ne gösteriyor, sorumluluk kimde?
Vergi Denetim Kurulu ya da zabıta ekipleri, özellikle sanayi sitelerine çıkan ana yollarda zaman zaman araçlı kuryeleri durdurup taşınan malın irsaliyesini soruyor. Bu durumda kurye, paketi teslim alırken yanına eklenen belgeyi göstermekle sorumlu; belge eksikse ya da hiç düzenlenmemişse cezai sorumluluk malın sahibi olan gönderici firmaya ait, kuryeye değil. Buna rağmen malın yolda kalması ya da kuryenin zaman kaybetmesi riski olduğundan, çoğu kurye firması teslim alma sırasında paketin ticari mal mı yoksa belge mi olduğunu rutin olarak soruyor.
Bazı kurumsal müşteriler bu riski tamamen ortadan kaldırmak için, irsaliyesi olmayan hiçbir ticari gönderiyi kuryeye teslim etmiyor; depodan çıkış yapan her koli için önce e-irsaliye kesiliyor, sonra kurye çağrılıyor. Perakende zincirlerinin şubeler arası stok transferlerinde bu sıra hiç bozulmuyor, çünkü denetimde yakalanan eksik bir irsaliye tek bir kolinin gecikmesinden çok daha büyük bir maliyete dönüşebiliyor.
Kurye firması irsaliyeyi düzenlemiyor, sadece taşıyor
Burada sık karışan bir nokta var: kurye firması irsaliye kesen taraf değil, taşıyan taraf. "Kurye bana irsaliye kesti mi" sorusu bu yüzden teknik olarak anlamsız; irsaliyeyi gönderici kendi muhasebe sistemi üzerinden düzenliyor, kurye bu belgeyi sadece fiziksel olarak paketle birlikte taşıyor.
Bu ayrımı bilmeyen küçük işletmeler bazen kuryeden "irsaliyeli gönderim" gibi bir hizmet talep ediyor; oysa yapılması gereken, göndericinin kendi e-fatura panelinden belgeyi düzenleyip çıktısını ya da barkodunu pakete eklemesi. Kurye tarafı yalnızca teslim alırken ticari mal olup belge eklenmediğini fark edip göndericiyi uyararak süreci hızlandırabiliyor; bu da özellikle ilk kez kurumsal hesap açan işletmelerde işe yarayan pratik bir kontrol adımı oluyor.
