E-faturadan sonra elde kalan kağıtlar
E-fatura ve e-arşiv sistemine geçen işletmelerin çoğu, muhasebe evrakının tamamen dijitalleştiğini düşünüyor. Oysa her ay hâlâ fiziksel olarak taşınması gereken bir yığın kağıt var: yazar kasa ruloları, POS cihazının günlük kapanış fişleri, banka dekontları, kira sözleşmesi ekleri, imzalı teklif mektupları. Bunların hiçbiri e-fatura sistemine dahil değil, ama defter kayıtlarının dayanağı hâlâ bu kağıtlar.
Beşiktaş'ta küçük bir züccaciye dükkânı işleten bir esnaf ayda ortalama 20-25 fiş ruloyu, üç-dört banka dekontunu ve bazen bir kira makbuzunu muhasebecisine göndermek zorunda kalıyor. Dükkân sahibi kendisi gidip teslim edemiyor çünkü tezgahı boş bırakamıyor; bu noktada kurye devreye giriyor.
Muhasebeciye evrak teslimi ayın hangi günlerinde yoğunlaşır?
KDV beyannamesinin verilme süresi ayın 26'sına kadar uzanıyor, muhtasar ve damga vergisi beyannameleri de benzer bir takvime bağlı. Bu yüzden mükellefler geçen ayın evrakını genellikle ayın ilk haftasında, 1 ile 7'si arasında toplayıp göndermeyi tercih ediyor; mali müşavir bürosu da beyanname hazırlığına bu evrak üzerinden başlıyor.
Mecidiyeköy, Kozyatağı ve Bayrampaşa gibi küçük ve orta ölçekli işletmelerin yoğun olduğu semtlerde mali müşavirlik büroları kümelenmiş durumda; bir büro aynı gün içinde 15-20 farklı mükelleften evrak alabiliyor. Ayın ilk haftasında bu bürolara giden kurye talebi normal günlerin iki-üç katına çıkıyor, bu yüzden düzenli çalışan kurye firmaları o haftaya önceden ek araç planlıyor.
Evrakın sırası karışırsa muhasebeci ne yapar?
Kronolojik sıra muhasebe kaydı için önemli bir detay; fişler tarih sırasına göre zımbalanmış ya da klipslenmiş halde gelmezse büro çalışanı önce sıralamakla vakit kaybediyor. Deneyimli kuryeler bu yüzden teslim aldığı zarfı yolda açmıyor, farklı işletmelerden topladığı evrakı birbirine karıştırmamak için her paketi ayrı poşete koyup üzerine işletme adını not ediyor.
Elden teslim edilen evrakın bir kısmı yalnızca bir nüsha olarak elde bulunuyor; bir sözleşmenin ya da imzalı bir teklif mektubunun kaybı, yeniden düzenlenmesi günler alabiliyor. Bu nedenle kurye teslim sırasında imza karşılığı kısa bir tutanak alıyor, böylece hangi evrakın hangi saatte hangi büroya ulaştığı kayıt altında kalıyor.
Her ay aynı büroya gidenler için kurumsal hesap
Ayda bir kez değil haftada iki kez evrak gönderen bir işletme için tek seferlik sipariş akışı yetersiz kalıyor; her gönderi için yeniden adres yazmak, yeniden ödeme yapmak zaman kaybı oluyor. Kurumsal hesapla çalışan bir mükellef, güzergahı sabitleyip kuryenin hangi gün hangi saatte uğrayacağını önceden belirleyebiliyor.
Aynı kurye hattının düzenli çalışması, bir süre sonra kuryenin hangi büroda kimin evrakı teslim alacağını, hangi masada bırakacağını ezbere bilmesine dönüşüyor. Bu küçük aşinalık ayın yoğun günlerinde büro kapıda beklemek zorunda kalmadan, evrakın doğru masaya ulaşmasını sağlıyor.
